Il s’agit d’un projet personnel, au bénéfice d’une association.
Développement d’une plateforme ‘métier’ (ERP) permettant la gestion des dossiers, des inscriptions, des souscriptions, d’un orchestre de jeunes, géré en tant qu’association.
Cas d’usage, problématique
Le cas d’usage : centraliser les informations des parents et musiciens gravitant dans une association gérant un orchestre philharmonique de jeunes (une soixantaine de musiciens), à travers les temps forts que sont les inscriptions annuelles et les formalités liées aux stages et aux tournées.
Le constat initial : difficile d’obtenir une liste de mails ou des téléphones à jour pour les parents ou les musiciens, des règlements qui se perdent, et une masse de papiers à collecter et à trier à chaque temps fort. Et finalement des dossiers rarement à jour pour les documents à date de péremption.
Après avoir cherché une solution clé en main, il m’a semblé opportun de développer une plateforme spécifique pour répondre au besoin. En effet, la souscription à l’association ne consiste pas à gérer quelques données relatives au souscrivant. Le souscrivant est un adulte (parent), qui peut inscrire un ou plusieurs enfants ; à chaque enfant est associé un jeu de documents obligatoires à collecter et à vérifier ; les montants à payer dépendent du nombre de musiciens associé au parent, et à différentes options.
De plus, l’espace d’inscription doit pouvoir conserver les documents et en gérer la date de validité. Le parent peut revenir dans le dossier pour une mise à jour de donnée ou de pièce jointe.
La solution doit donc offrir un certain nombre d’outils aux administrateurs de l’association, pour visualiser la progression de l’inscription, valider les documents téléchargés, notifier les utilisateurs.
Solution technique
Au vu du nombre relativement restreint de membres et de flux, mais en cherchant aussi la simplicité de maintenance, je suis parti sur le développement d’un plugin WordPress, qui repose sur un modèle de données spécifique à mon application. Fonctionnellement, j’utilise un seul plugin de la communauté pour gérer les ‘membres’ (inscription, renouvellement mot de passe, droits des utilisateurs) : Ultimate Membership. J’utilise aussi deux librairies, l’une pour la génération des PDF (DOMPDF) et l’autre pour accéder aux données dans les templates de documents (TBS – Tiny but Strong). Toutes les autres fonctionnalités sont embarquées dans mon propre plugin.
Le paiement est géré depuis le plugin, via API vers HELLOASSO, en mode ‘payment intend’. La possibilité de régler par chèque ou liquide est gérée, avec une interface back-office de saisie des paiements manuels : on a ainsi un état complet des règlements attendus par les membres !
La plateforme intègre une multitude de fonctionnalités
Côté front-end, c’est-à-dire l’espace ‘parents’ :
- formulaires des responsables légaux (1 ou 2)
- formulaire du musicien avec photo d’identité
- formulaire d’urgence pour le musicien
- génération de ‘contrat’ personnalisé
- zone de téléchargement
- vérification de la validité et de la présence des pièces, avec notification par mail
- paiement de l’inscription, stage, tournée, locations de costume..
- État de vos paiements passés
Côté back-end, c’est à dire côté administration de l’association :
- export des données, filtrées, en CSV
- export spécialisés en PDF : trombinoscope, fiche musicien
- supervision de la progression des inscriptions
- supervision des pièces attachées, dates de validité, validation par l’administration, commentaires por le suivi
- téléchargement des paquets de pièces attachées
- état des règlements, saisie des règlements manuels, annulations
- création de musiciens par batch
Une solution opérée depuis juin 2025
Cette plateforme est déployée depuis juin 2025, et subit encore aujourd’hui des évolutions fonctionnelles et correctives. Plusieurs développeurs me rejoignent en ce moment pour participer à ce chantier.